Transaction Status — สถานะรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาพรวม (Overview)

Transaction Status คือสถานะที่ใช้ระบุความคืบหน้าและผลการดำเนินงานของรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT Transactions) ตั้งแต่เริ่มบันทึกรายการ ตรวจสอบความถูกต้อง จนถึงการยืนยันรายการหรือยกเลิกเอกสาร

สถานะมีความสำคัญต่อการควบคุมข้อมูล การกำหนดเลขที่เอกสาร และการนำรายการไปใช้งานต่อ เช่น การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และการจัดทำรายงานภาษี

01 — ประเภทสถานะ (Transaction Status)

สถานะความหมายการใช้งาน

Draft รายการฉบับร่างอยู่ระหว่างบันทึกหรือตรวจสอบข้อมูล ยังไม่ถือเป็นรายการที่ยืนยันเสร็จสมบูรณ์

Completed รายการที่ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ข้อมูลได้รับการตรวจสอบและยืนยันแล้ว สามารถนำไปใช้ในกระบวนการออกเอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้องตามเงื่อนไขของระบบ

Cancelled รายการที่ถูกยกเลิกรายการถูกยกเลิกการใช้งาน แต่ยังคงข้อมูลไว้เพื่อการตรวจสอบและอ้างอิงย้อนหลัง

02 — ลำดับการเปลี่ยนสถานะ

Draft → Completed

เมื่อผู้ใช้งานบันทึกข้อมูลครบถ้วน ตรวจสอบผู้หักภาษี ผู้ถูกหักภาษี แบบภาษี วันที่เอกสาร และรายละเอียดการหักภาษีเรียบร้อยแล้ว จึงเปลี่ยนสถานะเป็น Completed เพื่อยืนยันรายการ

Draft / Completed → Cancelled

กรณีพบว่ารายการไม่ถูกต้อง หรือไม่ต้องการใช้งานเอกสารดังกล่าว ให้ดำเนินการยกเลิกตามสิทธิ์และเงื่อนไขที่ระบบกำหนด

ข้อควรทราบ: การเปลี่ยนสถานะไม่ได้หมายความว่าผู้ใช้งานสามารถย้อนกลับไปยังสถานะเดิมได้ทุกกรณี การแก้ไขหรือยกเลิกต้องเป็นไปตามสิทธิ์และข้อกำหนดของระบบ

03 — สถานะกับเลขที่เอกสาร (Document Number)

EasyTax ใช้ระบบกำหนดเลขที่เอกสารจากลำดับส่วนกลาง เพื่อควบคุมไม่ให้เกิดเลขที่ซ้ำกัน โดยเลขที่เอกสารสัมพันธ์กับบริษัทผู้หักภาษีและช่วงปี/เดือนของเอกสารตามการตั้งค่าของระบบ

Draft

เป็นรายการที่ยังไม่ยืนยันเสร็จสมบูรณ์ การแสดงหรือการจองเลขที่เอกสารขึ้นอยู่กับขั้นตอนการสร้างเลขที่ของระบบ

Completed

เป็นรายการที่ได้รับการยืนยันแล้ว โดยเลขที่เอกสารที่ระบบกำหนดจะใช้เป็นเลขอ้างอิงสำหรับรายการนั้น และเชื่อมโยงกับการออกหนังสือรับรองหรือรายงานที่เกี่ยวข้อง

Cancelled

รายการที่ยกเลิกแล้วต้องคงความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง โดยเลขที่เอกสารที่เคยออกไปแล้วไม่ควรถูกนำกลับมาใช้ซ้ำกับรายการอื่น เพื่อป้องกันความสับสนและรักษาความต่อเนื่องของประวัติเอกสาร

04 — ผลต่อการออกหนังสือรับรองและรายงานภาษี

สถานะหนังสือรับรอง 50 ทวิรายงานภาษี

Draft ยังไม่ควรนำไปออกเอกสารฉบับใช้งานจริงไม่ควรนับเป็นรายการที่ยืนยันแล้ว

Completed สามารถนำไปออกหนังสือรับรองตามเงื่อนไขของระบบใช้เป็นข้อมูลสำหรับจัดทำรายงานภาษีที่เกี่ยวข้อง

Cancelled ไม่ควรนำไปออกหนังสือรับรองฉบับใหม่ไม่รวมในรายงานภาษีปกติที่กำหนดให้ตัดรายการยกเลิกออก

05 — วิธีตรวจสอบสถานะรายการ

Step 01 — เปิดรายการ WHT Transactions

เลือกเมนู WHT Transactions เพื่อแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บันทึกไว้ในระบบ

Step 02 — ค้นหารายการที่ต้องการ

ค้นหาจากเลขที่เอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเลือกช่วงปีหรือกลุ่มรายการตามตัวเลือกที่มีในหน้าจอ

Step 03 — ตรวจสอบคอลัมน์สถานะ

สังเกตสถานะ Draft, Completed หรือ Cancelled ที่แสดงในตารางรายการ เพื่อทราบสถานะปัจจุบันของเอกสาร

Step 04 — เปิดรายละเอียดรายการ

คลิกรายการที่ต้องการ เพื่อตรวจสอบเลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร ข้อมูลผู้หักภาษี ผู้ถูกหักภาษี และรายละเอียดการหักภาษี

Step 05 — ตรวจสอบก่อนนำข้อมูลไปใช้งานต่อ

ตรวจสอบว่ารายการอยู่ในสถานะ Completed และมีข้อมูลครบถ้วน ก่อนนำไปออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ หรือจัดทำรายงานภาษี

ข้อควรระวัง (Important Notes)

• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนเปลี่ยนสถานะเป็น Completed

• ไม่ควรใช้รายการ Draft เป็นหลักฐานยืนยันการหักภาษี

• การยกเลิกรายการไม่ควรทำให้เลขที่เอกสารที่ออกแล้วถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ

• ควรตรวจสอบเอกสารหรือรายงานที่เคยสร้างไว้ก่อนยกเลิกรายการ Completed

• หากต้องแก้ไขรายการที่ยืนยันแล้ว ควรปฏิบัติตามขั้นตอนและสิทธิ์ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด

หมายเหตุ: รายละเอียดสิทธิ์ในการเปลี่ยนสถานะ และการแก้ไขหรือยกเลิกรายการ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่เมนู Edit / Cancel