Document Number Control
การควบคุมเลขที่เอกสารและระบบเลขรันนิ่งอัตโนมัติ (Document Sequence Management)
วัตถุประสงค์ (Objective)
Document Number Control เป็นระบบควบคุมการออกเลขที่เอกสารอัตโนมัติของ EasyTax เพื่อให้เลขที่เอกสารมีรูปแบบมาตรฐาน ไม่ซ้ำกันภายในขอบเขตที่กำหนด และสามารถตรวจสอบความเชื่อมโยงกับข้อมูลต้นทางได้
ระบบเลขที่เอกสารครอบคลุมทั้งข้อมูลหลัก (Master Data) และรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT Transactions) โดยใช้ข้อมูลจากบริษัทผู้หักภาษีและวันที่เอกสารประกอบการกำหนดเลขที่หนังสือรับรอง 50 ทวิ
01 — ประเภทเลขที่เอกสาร (Document Types)
ประเภท ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รูปแบบเลขที่
PT — Tax Party ผู้หักภาษี / ผู้กระทำการแทน PT00001
PY — Tax Payee ผู้รับเงิน / ผู้ถูกหักภาษี PY00001
CERT — WHT Certificate รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหนังสือรับรอง 50 ทวิ 2610-00001 หรือ ABC2610-00001
หมายเหตุ: ตัวอย่างเลขที่ข้างต้นใช้เพื่ออธิบายรูปแบบการทำงาน โดยเลขจริงขึ้นอยู่กับข้อมูลและลำดับที่ระบบจัดสรร
02 — การกำหนดเลขที่ข้อมูลหลัก (Master Data Numbering)
Tax Party — ผู้หักภาษี / ผู้กระทำการแทน
เมื่อเพิ่มข้อมูล Tax Party ระบบจะจัดสรรเลขอ้างอิงในรูปแบบ PT ตามด้วยเลขรันนิ่ง 5 หลัก เช่น PT00001, PT00002 เพื่อใช้ระบุข้อมูลผู้หักภาษีแต่ละรายการ
Tax Payee — ผู้รับเงิน / ผู้ถูกหักภาษี
เมื่อเพิ่มข้อมูล Tax Payee ระบบจะจัดสรรเลขอ้างอิงในรูปแบบ PY ตามด้วยเลขรันนิ่ง 5 หลัก เช่น PY00001, PY00002 เพื่อใช้ระบุผู้รับเงินแต่ละราย
เลขอ้างอิง PT และ PY เป็นเลขประจำรายการข้อมูลหลัก ไม่ใช่เลขที่หนังสือรับรอง 50 ทวิ
03 — การกำหนดชื่อย่อบริษัท (Company Abbreviation)
ในข้อมูล Tax Party ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดชื่อย่อบริษัทและเลือกว่าจะนำชื่อย่อดังกล่าวมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเลขที่หนังสือรับรองหรือไม่
การตั้งค่า ความหมาย
Company Abbreviation ชื่อย่อบริษัท เช่น ABC
Use Company Abbreviation in Document No. = Y นำชื่อย่อบริษัทมาเป็น Prefix ของเลขที่หนังสือรับรอง
Use Company Abbreviation in Document No. = N ไม่แสดงชื่อย่อบริษัทในเลขที่หนังสือรับรอง
ตัวอย่างการออกเลขที่หนังสือรับรอง
กรณีวันที่หนังสือรับรองเป็นเดือนตุลาคม ปี 2026
เปิดใช้ชื่อย่อบริษัท: ABC2610-00001
ไม่ใช้ชื่อย่อบริษัท: 2610-00001
โดยมีองค์ประกอบดังนี้
ABC = ชื่อย่อบริษัท
26 = ปี ค.ศ. 2026 (2 หลักท้าย)
10 = เดือนตุลาคม
00001 = เลขรันนิ่ง 5 หลัก
ข้อควรทราบ: ชื่อย่อบริษัทเป็นส่วนประกอบของรูปแบบเลขที่เอกสาร ส่วนการควบคุมลำดับเลขที่หนังสือรับรองของ EasyTax ใช้รอบปีและเดือนจากวันที่หนังสือรับรอง ไม่ได้แยกชุดเลขรันนิ่งตามชื่อย่อบริษัทโดยอัตโนมัติ
04 — ความสัมพันธ์กับ WHT Transactions
เมื่อสร้างรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ได้แก่
Tax Party: ระบุบริษัทผู้หักภาษี
Tax Payee: ระบุผู้รับเงินหรือผู้ถูกหักภาษี
Certificate Date: วันที่ใช้กำหนดปีและเดือนของเลขที่หนังสือรับรอง
Document Number: เลขที่หนังสือรับรองที่ระบบจัดสรร
เมื่อรายการผ่านเงื่อนไขการออกเลขที่เอกสาร ระบบจะใช้ข้อมูลดังกล่าวในการจัดสรรเลขที่หนังสือรับรอง และนำไปแสดงในเอกสาร 50 ทวิ
การสร้างไฟล์ PDF หรือสร้างไฟล์ใหม่ (Regenerate Certificate) เป็นกระบวนการจัดทำเอกสารจากข้อมูลรายการที่มีอยู่ ไม่ใช่การขอเลขที่หนังสือรับรองใหม่ทุกครั้ง
05 — การควบคุมลำดับเลขที่ (Document Sequence Control)
EasyTax ใช้ข้อมูล doc_sequence เพื่อจัดเก็บและควบคุมประวัติการจัดสรรเลขที่เอกสาร โดยมีข้อมูลสำคัญ เช่น
ข้อมูลควบคุม รายละเอียด
Document Type ประเภทเลขที่ เช่น CERT, PT, PY
Reference รายการข้อมูลต้นทางที่เกี่ยวข้อง
Year / Month ปีและเดือนสำหรับเลขที่หนังสือรับรอง
Running Number เลขลำดับที่จัดสรร
Document Number เลขที่เอกสารฉบับสมบูรณ์
Sequence Status สถานะรายการควบคุม เช่น ACTIVE, CANCELLED, VOID
ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบที่มาของเลขที่เอกสาร และติดตามรายการที่มีการยกเลิกหรือเปลี่ยนสถานะได้
06 — ข้อควรระวัง (Important Notes)
ไม่ควรแก้ไขเลขที่เอกสารโดยตรง เพราะอาจทำให้เลขที่เอกสารไม่สัมพันธ์กับข้อมูลธุรกรรมหรือประวัติการจัดสรร
ควรกำหนดชื่อย่อบริษัทก่อนเริ่มออกเอกสารจริง เพื่อรักษารูปแบบเลขที่หนังสือรับรองให้สม่ำเสมอ
ควรตรวจสอบวันที่หนังสือรับรอง เนื่องจากปีและเดือนมีผลต่อชุดเลขรันนิ่ง
การยกเลิกรายการไม่ควรนำเลขเดิมกลับมาใช้ซ้ำ เพื่อรักษาความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง
การแก้ไขค่าควบคุมควรดำเนินการโดยผู้ดูแลระบบ และตรวจสอบผลกระทบต่อเอกสารที่ออกไปแล้วก่อนทุกครั้ง
สรุป: Document Number Control ช่วยให้ EasyTax ควบคุมเลขที่ข้อมูลหลักและหนังสือรับรอง 50 ทวิได้อย่างเป็นระบบ โดยเชื่อมโยงข้อมูลผู้หักภาษี ผู้รับเงิน วันที่เอกสาร และประวัติการจัดสรรเลขที่เข้าด้วยกัน
