Regenerate Certificate (50 ทวิ)

การสร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายใหม่

วัตถุประสงค์

ฟังก์ชัน Regenerate Certificate ใช้สำหรับสร้างไฟล์ PDF หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ใหม่ โดยอ้างอิงข้อมูลจาก WHT Transaction ที่บันทึกไว้ในระบบ

เหมาะสำหรับกรณีที่มีการแก้ไขข้อมูลต้นทาง หรือพบว่าไฟล์หนังสือรับรองเดิมมีข้อมูลไม่ถูกต้อง และภายหลังมีการปรับปรุงแก้ไขแล้ว แต่ไฟล์ที่ Generate Certificate ก่อนหน้ายังไม่ได้ปรับปรุงใหม่ และต้องการสร้างเอกสารฉบับใหม่ให้สอดคล้องกับข้อมูลล่าสุด

ขั้นตอนการใช้งาน

Step 01 — เลือกรายการหนังสือรับรอง (Select Certificate)

1. เปิดเมนู WHT Certificates ในระบบ EasyTax

2. ค้นหารายการที่ต้องการสร้างหนังสือรับรองใหม่

3. ตรวจสอบเลขที่เอกสาร วันที่ออกหนังสือรับรอง และชื่อผู้รับเงิน

4. เลือกรายการที่ต้องการดำเนินการ

Step 02 — ตรวจสอบเหตุผลในการสร้างใหม่ (Review Reason)

ก่อนสร้างเอกสารใหม่ ให้ตรวจสอบสาเหตุที่จำเป็นต้อง Regenerate เช่น

• มีการแก้ไขชื่อ ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

• มีการปรับปรุงรายละเอียดเงินได้หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• ไฟล์ PDF เดิมมีข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่ตรงกับข้อมูลต้นทาง

• ต้องการสร้างไฟล์ PDF ใหม่หลังจากปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

Step 03 — ตรวจสอบข้อมูลต้นทาง (Verify Source Data)

เปิด WHT Transaction ที่เกี่ยวข้อง และตรวจสอบข้อมูลสำคัญ ได้แก่

• ผู้หักภาษี และผู้รับเงิน

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

• ประเภทแบบภาษีและวันที่จ่าย

• ประเภทเงินได้ จำนวนเงินที่จ่าย และอัตราภาษี

• จำนวนภาษีที่หักและนำส่ง

• สถานะรายการต้องเป็น Completed

หากพบข้อมูลไม่ถูกต้อง ควรแก้ไขตามสิทธิ์และขั้นตอนที่ระบบอนุญาตก่อนสร้างหนังสือรับรองใหม่

Step 04 — สร้างหนังสือรับรองใหม่ (Regenerate PDF)

1. กลับมายังรายการหนังสือรับรองที่ต้องการ

2. เลือกคำสั่ง Regenerate Certificate หรือคำสั่งสร้างใหม่ที่ระบบแสดง

3. รอให้ระบบประมวลผลและสร้างไฟล์ PDF

4. ตรวจสอบผลการดำเนินการว่าระบบสร้างเอกสารสำเร็จ

การดำเนินการนี้เป็นการสร้างไฟล์หนังสือรับรองใหม่จากข้อมูลต้นทาง ไม่ใช่การเพิ่ม WHT Transaction อีกหนึ่งรายการ

Step 05 — ตรวจสอบไฟล์ล่าสุด (Verify Latest Certificate)

เมื่อสร้างเอกสารสำเร็จ ให้เปิดไฟล์ PDF และตรวจสอบว่า

• ข้อมูลผู้หักภาษีและผู้รับเงินถูกต้อง

• เลขที่หนังสือรับรองและวันที่ถูกต้อง

• ประเภทเงินได้และจำนวนเงินถูกต้อง

• ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายถูกต้อง

• เอกสารแสดงผลครบถ้วนและสามารถเปิดอ่านได้

เมื่อยืนยันความถูกต้องแล้ว จึงดาวน์โหลด พิมพ์ หรือส่งมอบเอกสารตามขั้นตอนของหน่วยงาน

ข้อควรระวัง (Important Notes)

1. ตรวจสอบข้อมูลก่อน Regenerate

การสร้าง PDF ใหม่ไม่ได้หมายความว่าระบบจะแก้ไขข้อมูลภาษีต้นทางให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานต้องตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลต้นทางให้ถูกต้องก่อน

2. ระวังการใช้เอกสารหลายฉบับ

หากเคยดาวน์โหลดหรือส่งมอบหนังสือรับรองฉบับก่อนหน้าแล้ว ควรควบคุมการใช้งานเอกสารเดิม เพื่อป้องกันการนำข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันไปใช้อ้างอิง

3. ตรวจสอบเลขที่หนังสือรับรอง

การ Regenerate ไม่ควรถูกใช้เป็นวิธีขอเลขที่หนังสือรับรองใหม่โดยไม่จำเป็น หากต้องการเปลี่ยนเลขที่เอกสารหรือแก้ไขรายการที่มีผลต่อทะเบียนเอกสาร ควรดำเนินการตามขั้นตอนควบคุมเอกสารของระบบ

4. ตรวจสอบผลลัพธ์ทุกครั้ง

หลังสร้าง PDF ใหม่ ต้องเปิดตรวจสอบไฟล์จริงก่อนนำไปใช้งาน ไม่ควรถือว่าการประมวลผลสำเร็จหมายถึงข้อมูลในหนังสือรับรองถูกต้องทั้งหมด

สรุปการทำงาน

Select Certificate → Review Reason → Verify Source Data → Regenerate PDF → Verify Latest Certificate

เลือกเอกสาร → ตรวจสอบเหตุผล → ตรวจสอบข้อมูลต้นทาง → สร้าง PDF ใหม่ → ตรวจสอบหนังสือรับรองฉบับล่าสุด